Raportowanie i analiza danych w gastronomii: Jak wykorzystać informacje do podejmowania lepszych decyzji biznesowych
W branży restauracyjnej, sukces Twojego lokalu nie zależy tylko od smacznych dań i przyjaznej obsługi. Wielu restauratorów zaniedbuje potencjał, który kryje się w gromadzeniu i analizie danych generowanych na co dzień przez ich działalność. Twoja restauracja produkuje mnóstwo cennych informacji, które mogą stać się kluczowym elementem w poprawie zarządzania i podejmowaniu strategicznych decyzji. W tym artykule przedstawię Wam najważniejsze systemy raportowe , oraz omówię korzyści, jakie płyną z wykorzystania danych w zarządzaniu restauracją.
Opracowanie systemu raportowania i analizy danych jest niezwykle korzystne dla managerów lokali gastronomicznych, ponieważ pozwala uzyskać konkretne i mierzalne informacje, które prowadzą do lepszych decyzji biznesowych. Zaawansowane wskaźniki i raporty dostarczają nie tylko aktualnych danych, ale również pozwalają prognozować i planować działania w dłuższej perspektywie czasu.
Raporty operacyjne są kluczem do zrozumienia, jak Twoja restauracja działa na co dzień. To proces, który pozwala zbierać i analizować istotne dane dotyczące naszej restauracji w określonych okresach czasu lub w kontekście innych istotnych czynników. Dzięki temu zdobywamy cenne informacje, które pomagają zrozumieć nam, co wpływa na rentowność naszego lokalu, a co może ją obniżać.
Analiza tych danych pozwala nam na wydajniejsze zarządzanie różnymi aspektami naszej działalności. Na przykład, korzystając z raportów, możemy optymalizować poziom zapasów, unikając zarówno niedoborów, jak i nadmiernego magazynowania. Możemy również śledzić i analizować wydajność pracy personelu, co pozwala nam zoptymalizować grafiki i przypisywać zadania w bardziej efektywny sposób.
Ważnym aspektem raportowania jest również analiza naszego menu. Monitorowanie popularności poszczególnych dań i napojów pozwala nam zrozumieć preferencje klientów oraz określić, które pozycje w menu są bardziej opłacalne. Dzięki temu możemy dostosować naszą ofertę i wprowadzić zmiany, które przyczynią się do wzrostu sprzedaży.
I w tym miejscu chciałbym zatrzymać się na chwilę. Otóż czy wszystkie dostarczane Nam dane są dla Nas istotne ? Zanim podejmiesz jakiekolwiek decyzje oparte na analizie danych, musisz upewnić się, że informacje te są solidne i nie budzą wątpliwości. Opieranie się na niepewnych danych może przynieść szereg strat dla Twojej firmy, szczególnie jeśli chodzi o długoterminową strategię biznesową. Dlatego, tak ważne jest podnoszenie kompetencji dzisiejszych managerów.
Aby w pełni docenić znaczenie raportowania, konieczne jest zrozumienie różnych kosztów występujących w naszej restauracji. W tym kontekście, warto wyjaśnić pojęcia kosztów stałych i zmiennych.
Koszty stałe to te wydatki, które pozostają stabilne niezależnie od zmiany skali działalności restauracji. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy obsługujemy małą czy dużą ilość Gości, te koszty pozostają na stałym poziomie. Przykładem kosztów stałych mogą być opłaty eksploatacyjne, koszty utrzymania ochrony oraz ubezpieczeń, czynsz za lokal itp. W sytuacji, gdy firma zatrudnia personel na etat, ofertując stałe wynagrodzenie – również kwalifikuje się to do kosztów stałych. Z kolei koszty zmienne to wydatki, które zależą od ilości sprzedanych produktów lub usług. Im więcej Gości obsługujemy, tym większe będą te koszty. Dobrym przykładem takiego kosztu jest koszt surowca – zmienia się bowiem wraz ze sprzedażą, jeśli sprzedajemy więcej, konieczne jest większe zamówienie surowców i odwrotnie. Zdarza się, że dla jednej restauracji pewien koszt będzie zmienny, a dla innej będzie to koszt stały (tak na przykład może się zdarzyć z wynagrodzeniami pracowników). Jak w takim razie wyznaczyć strukturę kosztów w restauracji. Wyznaczenie struktury kosztów w gastronomii jest kluczowe dla efektywnego zarządzania finansami w restauracji. Aby to osiągnąć, należy przeprowadzić analizę kosztów w relacji do kosztu całkowitego, co pozwoli określić udział poszczególnych rodzajów (lub grup) kosztów w całkowitych wydatkach.
Po ustaleniu struktury kosztów w naszej restauracji, przechodzimy do systemu raportowania, który staje się kluczowym narzędziem w skutecznym zarządzaniu biznesem.
Raport sprzedaży
Raporty sprzedaży stanowią fundamentalny element systemu zarządzania restauracją, pełniąc kluczową rolę w strategii raportowania operacyjnego. Oferują one szczegółowy wgląd w wyniki sprzedaży, umożliwiając skuteczne śledzenie efektywności restauracji zarówno w pojedynczych lokalizacjach, jak i na przestrzeni określonego czasu.
Dzięki raportom sprzedaży, właściciele i menedżerowie gastronomii mogą dokładnie monitorować przychody i wydatki oraz analizować trendy sprzedażowe. Informacje zawarte w raportach pozwalają na lepsze zrozumienie preferencji Gości.
Raporty nie tylko pomagają w identyfikacji słabych punktów, ale również wskazują na obszary, które wymagają wzmocnienia lub restrukturyzacji. Raporty sprzedaży dostarczają wartościowych danych decyzyjnych, które stanowią solidną podstawę do podejmowania mądrych decyzji biznesowych i długofalowego planowania rozwoju firmy.
Raport zużycia surowca
Pojęcie „koszt surowca” odnosi się do całkowitych wydatków związanych z zakupem wszystkich produktów spożywczych, które lokal gastronomiczny potrzebuje do przygotowania dań i napojów oferowanych w menu. W literaturze branżowej termin „koszt surowca” często występuje pod różnymi określeniami, takimi jak „food cost” (dla napojów „beverage cost”), „koszt sprzedaży” lub COS (cost of sales). Wyraża się go najczęściej w procentach, stosując cenę sprzedaży jako punkt odniesienia, co pozwala na analizę opłacalności danego dania lub całej produkcji.
Obliczenia kosztu surowca mogą mieć różny stopień szczegółowości, w zależności od skrupulatności prowadzenia spisu zysków i wydatków oraz pożądanego efektu. W praktyce, możemy spotkać się z bardziej ogólnymi lub bardziej szczegółowymi obliczeniami, które nazywane są „rzeczywistym food costem”. Im więcej czynników zostanie uwzględnionych w obliczeniach, tym bardziej precyzyjny i dokładny wynik otrzymamy.
Dokładne wyliczenie kosztu surowca jest kluczowym elementem w zarządzaniu restauracją. Umożliwia ono monitorowanie efektywności i opłacalności działalności, identyfikację potencjalnych oszczędności, a także dostosowanie cen sprzedaży, aby zapewnić stabilność finansową i zyskowność przedsiębiorstwa gastronomicznego. Dlatego restauratorzy powinni starać się w jak najbardziej precyzyjny sposób śledzić i kontrolować koszty surowców oraz inne czynniki wpływające na finalne wyniki ekonomiczne swojej działalności.
Raport analizy menu
Przeglądanie pozycji menu jest kluczowym elementem regularnych działań prowadzenia restauracji. Zarówno z perspektywy przepisów, jak i cen, podejmowanie decyzji dotyczących menu nie powinno odbywać się na oślep. Dlatego tak ważne jest korzystanie z narzędzi takich jak analiza pozycji menu, które śledzą rentowność i popularność każdego elementu, dostarczając informacji na temat ceny, kosztu, marży zysku i sprzedaży.
Klasyfikując wskaźniki analizy, możesz przyporządkować poszczególne pozycje menu do różnych kategorii, takich jak „znak zapytania” (wysoka marża, niska popularność), „gwiazdka” (wysoka marża, wysoka popularność), „puzzle” (niska marża, wysoka popularność) lub „pies” (niska marża, niska popularność).
Korzystając z tych spostrzeżeń, możesz podejmować mądre decyzje dotyczące inżynierii menu, czyli dostosowania oferty w taki sposób, aby maksymalizować marże zysku. Możesz również zdecydować się na wycofanie pozycji „psa” z menu, jeśli nie przynoszą one wystarczającej rentowności.
Raport kosztów pracy personelu
Śledzenie wskaźników związanych z kosztem pracy jest niezwykle istotne dla właścicieli restauracji. Poza analizą całkowitego kosztu pracy, warto bacznie obserwować również koszt pracy jako procent sprzedaży, który stanowi część kosztu podstawowego. Jednak dostrzeżenie pełnej wartości raportów pracy może dostarczyć jeszcze bardziej wartościowych informacji na temat wydatków związanych z wynagrodzeniem naszego personelu.
Koszt pracy stanowi znaczący wydatek dla restauracji, a jego wartość może ulegać zmianom na przestrzeni dni, tygodni i miesięcy. Dlatego wykorzystanie raportów pracy staje się kluczowym elementem dokonywania codziennych korekt, które pozwalają na efektywne zarządzanie budżetem związanym z pracą. Gdy menedżerowie na różnych poziomach, mają dostęp do tych cennych danych poprzez odpowiedni system zarządzania pracownikami, mogą podejmować świadome decyzje, równoważąc obawy związane z utrzymaniem zatrudnienia pracowników oraz zapewniając jednocześnie wysoką jakość obsługi Gościa.
Raport zysków i strat
Odpowiednie zarządzanie restauracją za pomocą raportu zysków i strat, inaczej znane jako rachunek zysków i strat (P&L), to kluczowy dokument finansowy, który przedstawia wyniki finansowe lokalu gastronomicznego za określony okres czasu. Ten raport ukazuje dokładnie, ile restauracja zarobiła i straciła w danym okresie oraz informuje o różnych kosztach związanych z prowadzeniem biznesu. Dzięki raportowi zysków i strat, właściciele i menedżerowie mają możliwość monitorowania wyników finansowych i podejmowania świadomych decyzji biznesowych na podstawie tych informacji.
Raport zysków i strat stanowi ważne narzędzie w zarządzaniu finansami restauracji, umożliwiając precyzyjne analizowanie i śledzenie wyników operacyjnych. Dzięki niemu można ocenić, jakie działania przyniosły korzyści i gdzie ewentualnie zaistniały straty, co pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji. Otrzymane dane pozwalają na dokładniejsze planowanie budżetu, wydajniejsze alokowanie zasobów oraz podejmowanie trafnych kroków w celu poprawy rentowności i efektywności działalności.
Raport zysków i strat dostarcza kompleksowych informacji na temat kosztów, przychodów i zysków, co ułatwia śledzenie wydatków na różne obszary działalności restauracji. Pozwala to na bardziej efektywne zarządzanie kosztami, zrozumienie wpływu strategii marketingowych i operacyjnych na wyniki finansowe, a także daje możliwość podejmowania szybkich i trafnych decyzji w celu dostosowania się do zmieniających się warunków rynkowych.
Wspomniane raporty stanowią jedynie wybrane, kluczowe dokumenty, które zostały przeze mnie zidentyfikowane. Jednakże prawdą jest, że skuteczne zarządzanie wymaga możliwości pomiaru i monitorowania. Jeśli nie jesteś w stanie dokładnie zmierzyć różnych aspektów swojej działalności, trudno jest podejmować trafne decyzje. Dlatego też, w przypadku braku odpowiednich raportów dostarczanych przez Twoich managerów, warto rozważyć współpracę z ekspertami, takimi jak GastroInvest Group, którzy specjalizują się w dostarczaniu profesjonalnych rozwiązań w zakresie zarządzania i analizy danych.
Łukasz Maziarski
Chief executive oficer GastroInvest Group- w firmie szkoleniowo doradczej, pomagającej restauratorem i hotelarzom osiągać wyższe zyski i satysfakcję z prowadzenia biznesu.
