Od preopeningu do otwarcia baru
Preopening baru to ostatni etap projektu dla inwestora. Jest to niezwykle ważny, wyczekiwany moment, równiez przez managera, kadrę zarządzającą jak i pracowników. Nowe miejsce nowe wyzwania nowi goście, oraz możliwośc budowania wizerunku miejsca od podstaw. Pre opening jest ważny, ponieważ pokaże na co zwrócić uwagę co jeszcze wymaga poprawa aby dane miejsce mogło w pełni funkcjonować. Przed preopeningiem warto zwrócić uwagę na szereg rzeczy, aby nie popełnić błędów , które często przytrafiają się przy tego typu otwarciach.
Przygotowanie dokumentów
Otwierając dane miejsce powinniśmy mieć przyszykowane niezbędne dokumenty. Od akcyzy poprzez dokumenty związane z HACAP.
Wielkośc i przepustowośc lokalu
Musimy znać powierzchnię jak i ilośc miejsc w swoim lokalu. Dokładna liczba miejsc w lokalu ilośc stolików, hokerów przy barze jest bardzo ważna z perspektywy ile osób możemy maksymalnie przyjąć, oraz ile osób będzie nam potrzebne np podczas weekendowej zmiany. Warto określić ile mamy stolików: dwu, cztero, sześcio czy ośmiooosobowych. Bardzo przydatny ułatwiająca pracę będzie dla barmanów i kelnerów rzut sali z numeracją stolików i ewentualnym podziałem na strefy w przypadku większego lokalu. Pomaga to w sprawnej komunikacji. Warto taki rzut wgrać w system POS z jakiego korzystamy aby sprawniej nabijac i opisywąc zamówienia dla gości.
Sprawy techniczne
Bardzo często podczas intensywnego ruchu kiedy korzystamy ze wszystkich urządzeń możę wystąpić zbyt duży pobór mocy i w efekcie zrobi się zwarcie. Brak prądu zresetowanie POSA i niepotrzebne nerwy. Dlatego przed otwarcie warto włączyć wszystkie urządzenia na chwilę i zobaczyć czy gdzies nie ma przepięcia. Często urządzenia są podłączane pod jedną siłę, w efekcie czego mogą wystrzelić korki i uszkodzić nam wyposażenie. Warto sprawdzić z elektrykiem, ile urządzen może być podpiętych pod daną siłę jednocześnie.
Następnym waznym elementem jest skonfigurowanie systemu POS i stworzenie receptur.
Tydzień przed preopeningiem powinniśmy mieć skonfigurowany system POS z oprogramowaniem i drukarką fiskalną. W systemie powinny zostac stworzone wszystkie receptury koktajli , mocktajli oraz dla ulatwienia obsługi klawisze na pełne butelki zarówno wszystkich win jak i alkoholi.
Sprawdzenie połączenia drukarki fiskalnej systemu POS oraz przeszkolenie obsługi jak prawidłowo podłączyć terminal i drukarkę oraz jak zrobić kopię rachunku czy zwrot na kartę.
Zgodnośc menu i cen z systemem
Niezgodnosć cen w systemie vs ceny w menu to jeden z najczęściej przytrafiających się błędów. Przed oddanie menu do wydruku warto aby pare osób sprawdziło czy wszystkie dania, koktajle, alkohole są wpisane w menu oraz czy ceny są takie same jak w systemie
Sprawdzając ceny w menu warto sprawdzić w naszym systemie czy wszystkie dostępne dania , koktajle fiskalizują się na drukarce oraz jeśli serwujemy jedzenie czy zamówienia wychodzą na kuchnię i czy jest możliwość dodawania opisów do naszych zamówień.
Stworzenie receptur i wskazanie magazynów
W Gastronomii trzeba dobrze umieć liczyć. Ze względu na wysokie koszty prowadzenia tego biznesu w Polsce musimy znac nasze koszty. Od stałych poprzez koszty personalne czy koszty surowców. Dopiero wtedy wiemy za ile coś powinniśmy sprzedawać aby miec na tym odpowiednio zarobić. Opracowanie dokładnych receptur jest istotne w kwestii zużycia surowców i inwentaryzacji. Tutaj warto poświęcić dużo czasu ponieważ jeśli stworzymy złą recepturę będziemy mieli braki które potem na inwentaryzacji będą zawyżały nasz beverage czy food cost.
Dlatego od samego początku tak ważne jest ustalenie dokładnych receptur oraz magazynów. Jeśli w lokalu mamy kuchnię i kucnia jest rozliczana osobno powinniśmy np owoce czy soki z jakich korzysta bar czy restauracja powinny być w oddzielnym magazynie.
Przy przydzielaniu pomieszczeń warto mieć w lokalu podręczny magazyn w którym będziemy mieli zawsze pod ręką owoce softy, piwa, wina które mamy na kieliszki i alkohole.
Inwentaryzacja sprzętu, porcelany
Inwentaryzacja całego wyposażenia restauracji i baru oraz stworzenie odpowiednich formularzy np stłuczek jest koniecznością. Ilość szkła które dziennie tłucze się: na barze, sali czy zmywaku codziennie w skali miesiąca jest duża. Codziennie jeden kieliszek do wina w ciągu miesiąca to 30 kileiszków w ciągu pół roku 180 w skali roku 360. A mówimy tylko o jedny kieliszku dziennie. Który z pozoru jako jeden dziennie nic nie znaczy ale w ciągu roku 360 stłuczonych kileszków a zakupionych na otwarcie było 400 taka liczba robi róznice,
Robiąc inwentaryzację warto róniez wyedzielić magazyn szkła czy porcelany i takzwany magazyn rezerw szkła czyli pomieszczenie z określoną ilością zapasu do którego dostęp mają tylko określone osoby jak manager dyrektor zarządzający. Każde wydanie szkła z takiego magazynu powinno być wpisane w stworzony wcześniej arkusz inwentaryzacyjny.
Inwentaryzacja to również ostatni moment na dokupienie rzeczy o których mogliśmy zapomnieć a będa nam potrzebne na otwarcie.
Wydajna kostkarka i wyparzarka z odwróconą osmozą
Rolą dobrego managera jest usprawnianie procesów w organizacji pracy. Nowoczesnych sprzęt gastronomiczny taki jak wyparzarka z odwróconą osmozą dzięki której nie trzeba polerować szkła w efekcie czego nie potrzebujemy dodatkowej osoby do polerowania szkła a co za tym idzie koszty pracy są mniejsze bo nie potrzebujemy dodatkowego człowieka. Ale jest jeszcze coś ważnego komfort pracy który jest bardzo istotny dla pracowników.
Kolejnym urządzeniem jest wydajna kostkarka. Obecnie na rynku jest mnóstwo kostkarek produkujących różnej wielkosci kostki lodu poprzez bryły lodowe czy kruszony lód. Warto pomyśleć o wydajnej kostkarce aby na otwarciu nie zabrakło nam lodu. Dobry lód w dzisiejszych czasach jest duszą koktajlu dlatego zadbajmy o jego ilośc i jakość.
Odpowiednia ilośc zamrażarek i lodówek
Każda lodówka podblatowa jest na wagę złota. Warto kupić lodówki w której możemy regulować wysokośc półek jak i temperaturę. Lodówki powinny być zlokalizowane blisko stacji barmańskiej aby barman mógł mieć wszystkie softy homeady, piwa, wina pod ręką.
Lodówka na wino najlepiej dwustopniowa na wino białe i czerwone.
Warto zadbać również o odpowiednią ilość koszy na śmieci.
Z pozoru błaha , ale istotna rzecz. Kosze powinny być zlokalizowane przy miejscach , gdzie kroimy owoce, wyciskamy świeże soki oraz oddzielny na butelki ze szkłem
Zakup drobnego sprzętu i płatników dla kelnerów
Każdy pracownik powinien mieć trybuszon oraz otwieracz do wina. Zakup eleganckich płatników najlepiej z logiem firmy. Gastronomia to suma detali . Zarówno wygląd restauracji ,stoliki i oferta ma największe znaczenie ale nie mniej ważny jest ostatni element czyli płatnik.
Chcecklisty i manuale
Chceck lista przez wiele osób znienawidzona ale to potęga która pomaga kontrolować wiele aspektów w restauracji i barze. Od Sali poprzez kuchnię czy bar.
Powinniśmy dokładnie przed otwarciem opracować chceck listę otwarcia i zamknięcia restauracji.
Na barze powinna znaleśc się chceck lista wszystkich alkoholi, win softów na barze.
Opracowanie manuali koktajli dla barmanów ,zarówno tych, które są w menu jak i najpopularniejszych klasycznych aby wszystko wychodziło z baru czy kuchni zawsze tak samo. Powtarzalnośc dań i koktajli jest bardzo ważna w lokalu. W dzisiejszych czasach jest bardzo cięzka do utrzymania lae dzięki manualom i pracy z zespołem jest do osiągnięcia.
Oprócz tego polecam zrobienie listy 15-20 najpopularniejszych koktajli klasycznych ,których możemy nie mieć w karcie ,ale warto je znać i mieć na nie receptury i oczywiście przyciski w systemie POS.
Test panel
Każdy pracownik musi znać menu zarówno z jedzeniem jak i koktajlowe. Wyszkolona załoga świadczy o poziomie lokalu i profesjonalnym podejściu do wykonywanej pracy.
Cięzko opowiadać o czymś gościom jak smakuje jeśli znamy to tylko z opisu.
Próbując koktajlu czy dania na test panelu jesteśmy bardziej wiarygodni i opowiadając o daniu czy koktajlu jesteśmy bardziej wiarygodni po prostu jesteśmy lepszymi sprzedawcami poniewaz znamy dany produkt.
Skrócona karta menu na otwarcie
Otwierając lokal powinniśmy zawsze mieć na uwadze , że coś może jeszcze pójśc nie tak. Stres związany z otwarciem plus problemy techniczne , ergonomiczne wyjdą zawsze. Dlatego , aby uniknąć niepotrzebnych wpadek , warto na pre opening przygotować skrócone menu zarówno z jedzeniem jak i koktajlowe. Wtedy dopiero możemy ocenić czy koktajle które przygotowaliśmy nie są zbyt pracochłonne w przygotowaniu i czy to co oferujemy smakuje gościom. Często robimy koktajle pod siebie, a nie pod swoich gości , a to właśnie oni zostawiają u nas pieniądze. Dlatego zanim zaczniemy robić rzeczy mocno ambitne zacznijmy od smacznych prostych połączeń smakowych. Dopiero potem ocenimy jaki jest nasz zakładany profil gościa , a kto rzeczywiście do nas przychodzi.
Komunikacja w social mediach
O komunikacji w social mediach można by napisać oddzielny artykuł.
W dzisiejszych czasach jest niezwykle istotna aby dotrzeć do naszych gości. Reklamy sponsorowane na instagramie facebooku gogole ads jest tego cała masa.
Ważna jest strategia komunikacji, jakościowe zdjęcia i filmy oraz content jaki chcemy tworzyć.
Warto zainwestować w dobrego fotografa. Jeśli chcesz wywrzeć dobre pierwsze wrażenie nie rób zdjęć telefonem. Zainwestój w fachowca. Opracuj plan działania stwórz kalendarz postów. I rozpocznij komunikację conajmniej dwa miesiące przed planowanym otwarciem. I najważniejsze publikój regularnie.
Arkadiusz Białkowski
Bar Manager Patio& Tulipe Golden Tulip Warsaw Centre oraz Trener, doradca w Gastroinvest Group. TOP 4 World Class Poland 2023
