Od konferencji do wigilii firmowej: jak zaplanować jesienno-zimowy kalendarz sprzedażowy hotelu?
Koniec wakacji nie powinien oznaczać dla hotelu jedynie zamknięcia sezonu letniego. W obiektach posiadających sale konferencyjne, restaurację, przestrzeń eventową i zaplecze noclegowe wrzesień może być początkiem kolejnego intensywnego okresu sprzedażowego. Wracają konferencje, szkolenia i spotkania biznesowe, firmy planują integracje, zbliżają się Andrzejki, a równolegle rozpoczynają się przygotowania do grudniowych spotkań świątecznych i podsumowań roku.
To kilka różnych produktów sprzedawanych często w tym samym czasie.
Innej oferty potrzebuje firma poszukująca sali na jednodniowe szkolenie dla 25 osób, innej organizator dwudniowej konferencji z noclegami, a jeszcze innej osoba odpowiedzialna za grudniowe spotkanie zespołu dla 80 pracowników. Jeżeli hotel traktuje wszystkie te zapytania jednakowo i odpowiada jednym ogólnym folderem „oferta dla firm”, może nie wykorzystywać potencjału, który daje okres od września do końca roku.
Potrzebny jest kalendarz sprzedażowy – nie tylko kalendarz już potwierdzonych wydarzeń. Powinien pokazywać, co hotel realizuje w danym miesiącu, co właśnie sprzedaje i jakie wydarzenia kolejnego okresu należy już przygotowywać.
To także moment, w którym warto przyjrzeć się kompetencjom osób odpowiedzialnych za cały proces. Dobrze dopasowane szkolenia dla hoteli mogą obejmować nie tylko standard obsługi gościa, ale również sprzedaż wydarzeń, przygotowywanie ofert, organizację imprez firmowych i okolicznościowych, współpracę działów oraz prowadzenie klienta od pierwszego zapytania do zakończenia wydarzenia.
Bo sprzedaż MICE nie kończy się po podpisaniu umowy czy wpłacie zaliczki. To, co zostało ustalone przez handlowca, musi później zostać prawidłowo przekazane recepcji, gastronomii, kuchni, obsłudze sali, technice i osobie koordynującej wydarzenie.
Jesienno-zimowy kalendarz hotelu powinien więc połączyć sprzedaż, marketing i operację. Dopiero wtedy konferencja, integracja czy wigilia firmowa przestają być pojedynczym wydarzeniem w kalendarzu, a zaczynają być częścią zaplanowanego procesu sprzedażowego.
Spis treści:
Jesień w hotelu to kilka sezonów sprzedażowych jednocześnie
Największym błędem byłoby potraktowanie okresu od września do grudnia jako jednego sezonu i przygotowanie jednej jesiennej kampanii.
W tym czasie nakładają się na siebie różne potrzeby klientów.
We wrześniu firmy wracają do regularnego rytmu pracy po okresie urlopowym. Pojawiają się szkolenia, konferencje, spotkania działów i wyjazdy integracyjne. Jednocześnie część przedsiębiorstw zaczyna już planować wydarzenia kończące rok.
Październik nadal może być mocnym miesiącem konferencyjnym, ale jednocześnie rośnie znaczenie sprzedaży listopada i grudnia. Listopad może łączyć wydarzenia biznesowe, spotkania integracyjne, Andrzejki oraz ostatni intensywny etap rezerwacji grudniowych.
Grudzień jest natomiast przede wszystkim okresem realizacji spotkań świątecznych, kolacji firmowych i podsumowań roku, ale dobry dział sprzedaży powinien patrzeć wtedy także na styczeń, luty i kolejne miesiące.
Hotel działa więc równolegle na trzech poziomach:
- realizuje wydarzenia już zakontraktowane,
- sprzedaje najbliższe wolne terminy,
- buduje portfel wydarzeń na następny okres.
Jeżeli zespół koncentruje się wyłącznie na pierwszym poziomie, po intensywnym miesiącu może pojawić się luka. W kalendarzu było dużo pracy, ale nikt nie zajmował się sprzedażą kolejnego miesiąca.
Dlatego kalendarz operacyjny i kalendarz sprzedażowy powinny być dwoma różnymi, choć połączonymi narzędziami.
Pierwszy odpowiada na pytanie: „co mamy zrealizować?”.
Drugi: „co musimy sprzedać teraz, żeby za kilka tygodni było co realizować?”.
Wrzesień - konferencje, szkolenia, integracje i początek sprzedaży grudnia
Wrzesień jest dobrym momentem na mocniejsze uruchomienie komunikacji B2B.
Nie oznacza to jednak wysyłania wszystkim firmom tej samej wiadomości z informacją, że hotel posiada salę konferencyjną.
Oferta powinna odpowiadać konkretnemu zastosowaniu.
Hotel może sprzedawać przykładowo:
- jednodniowe szkolenie z salą, przerwą kawową i lunchem,
- konferencję z noclegami,
- spotkanie zarządu lub kadry managerskiej,
- warsztat połączony z kolacją,
- dwudniowe spotkanie zespołu,
- wyjazd integracyjny,
- konferencję połączoną z częścią wieczorną,
- kameralne spotkanie biznesowe.
Ta sama sala może być elementem kilku różnych produktów. Z punktu widzenia klienta nie jest jednak najważniejsze to, ile ma metrów kwadratowych. Znacznie ważniejsze jest, czy może w niej zrealizować swoje wydarzenie bez konieczności samodzielnego koordynowania kilkunastu elementów.
Dlatego oferta konferencyjna powinna odpowiadać na praktyczne pytania organizatora.
Ile osób zmieści sala w konkretnym ustawieniu? Czy można przeprowadzić rejestrację uczestników? Gdzie będzie przerwa kawowa? Czy lunch zostanie podany w restauracji, czy w osobnej przestrzeni? Jak wygląda parking? Czy uczestnicy mogą zostać na noc? Co z kolacją? Kto będzie dostępny podczas wydarzenia, jeśli trzeba będzie szybko zmienić ustawienie albo godzinę serwisu?
To właśnie takie informacje zmieniają „wynajem sali” w produkt MICE.
Równocześnie we wrześniu powinna być już gotowa oferta wydarzeń grudniowych.
Nie oznacza to, że od pierwszych dni miesiąca wszystkie kanały hotelu powinny zostać wypełnione świątecznymi dekoracjami. Chodzi o gotowość sprzedażową.
Jeżeli pojawi się pierwsze zapytanie o spotkanie firmowe w grudniu, hotel powinien mieć przygotowany zakres oferty, warianty menu, zasady rezerwacji, możliwości aranżacji przestrzeni i sposób kalkulacji.
Nie powinien dopiero wtedy rozpoczynać ustaleń wewnętrznych.
Październik i listopad - nie sprzedawaj jednej „oferty dla firm”
Im bliżej końca roku, tym więcej różnych potrzeb może pojawić się jednocześnie.
Jedna firma będzie potrzebowała miejsca na szkolenie produktowe. Druga będzie organizowała konferencję dla klientów. Trzecia szuka przestrzeni na spotkanie integracyjne. Czwarta zaczyna planować wigilię firmową.
Wszystkie należą do segmentu B2B, ale trudno obsłużyć je jedną ofertą.
Konferencja
Organizator konferencji może zwracać szczególną uwagę na powierzchnię i ustawienie sal, sprzęt, nagłośnienie, możliwość przeprowadzenia prezentacji, przerwy kawowe, lunch, parking, noclegi oraz sprawność obsługi dużej grupy.
Szkolenie lub warsztat
Tutaj większe znaczenie może mieć komfort kilkugodzinnej pracy, możliwość zmiany ustawienia, dostęp do kawy i wody, lunch oraz przestrzeń pozwalająca uczestnikom pracować również w mniejszych zespołach.
Integracja firmowa
W tym przypadku część formalna może mieć mniejsze znaczenie niż gastronomia, część wieczorna, bar, możliwość noclegu czy dostęp do dodatkowych atrakcji obiektu.
Spotkanie świąteczne
Klient będzie częściej zwracał uwagę na charakter przestrzeni, menu, sposób serwisu, możliwość przygotowania części oficjalnej, dekorację, muzykę czy rozwiązania dla osób pozostających na noc.
Impreza okolicznościowa
Wydarzenia prywatne i firmowe mogą wykorzystywać tę samą infrastrukturę, ale proces ich zakupu jest inny. Inne pytania zada organizator jubileuszu, inne dział HR, a jeszcze inne osoba przygotowująca spotkanie kontrahentów.
Dlatego również szkolenia z organizacji imprez okolicznościowych dla zespołów hotelowych powinny uwzględniać nie tylko samą realizację wydarzenia, ale drogę od pierwszej rozmowy z klientem, przez ustalenia i ofertowanie, aż po prawidłowe przekazanie wszystkich informacji osobom odpowiedzialnym za wykonanie usługi.
Sprzedaż zaczyna się bowiem dużo wcześniej niż w momencie nakrywania stołów.
Wigilia firmowa nie zaczyna się w grudniu
Jednym z najważniejszych elementów jesienno-zimowego kalendarza jest rozdzielenie momentu sprzedaży od momentu realizacji.
Jeżeli wydarzenie odbywa się w grudniu, jego sprzedaż może rozpocząć się znacznie wcześniej.
Im większa firma i wydarzenie, tym więcej osób może uczestniczyć w procesie decyzyjnym. Trzeba ustalić budżet, liczbę uczestników, termin, charakter spotkania, transport, noclegi czy zakres gastronomii. Organizator może również porównywać kilka obiektów i przedstawiać oferty przełożonym.
Dlatego grudniowa oferta powinna być gotowa wtedy, kiedy firmy zaczynają planować, a nie dopiero wtedy, kiedy hotelowi zaczynają się pojawiać wolne terminy do wypełnienia.
Warto także uważać na samo nazewnictwo.
Nie każda firma będzie szukała „wigilii firmowej”. Dla części bardziej naturalne będzie:
- spotkanie świąteczne,
- kolacja świąteczna dla pracowników,
- firmowe zakończenie roku,
- grudniowa integracja,
- spotkanie zespołu,
- podsumowanie roku,
- kolacja dla pracowników i partnerów biznesowych.
Zmienia się również sam format wydarzeń.
Jedna firma chce tradycyjnej kolacji przy wspólnym stole. Inna preferuje swobodniejsze spotkanie koktajlowe. Kolejna chce rozpocząć od krótkiego podsumowania roku, następnie przejść do kolacji i zakończyć wydarzenie częścią integracyjną.
Hotel powinien więc sprzedawać nie jedną „wigilię”, ale kilka możliwych sposobów wykorzystania przestrzeni.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie dwóch lub trzech bazowych wariantów, które staną się punktem wyjścia do dalszej rozmowy.
Nie chodzi o stworzenie sztywnych pakietów, których nie można zmienić. Chodzi o ułatwienie klientowi pierwszej decyzji.
Zamiast pytać go od razu o kilkanaście szczegółów, można pokazać:
- wariant kolacyjny,
- wariant kolacja + część integracyjna,
- wariant wydarzenie + nocleg.
Dopiero później dopasować szczegóły.
Andrzejki i imprezy okolicznościowe - sprzedawać to, co pasuje do obiektu
Jesienny kalendarz często automatycznie kojarzy się z Andrzejkami. Nie oznacza to jednak, że każdy hotel powinien organizować duży otwarty bal.
Znacznie ważniejsze jest dopasowanie produktu do infrastruktury, charakteru gości i dotychczasowego modelu sprzedaży.
Hotel posiadający dużą salę bankietową może stworzyć wydarzenie otwarte lub ofertę dla większych grup. Kameralny hotel biznesowy może wykorzystać ten okres do sprzedaży zamkniętych kolacji, spotkań firmowych czy integracji.
Obiekt resortowy może natomiast połączyć pobyt, gastronomię i dodatkowe usługi dostępne na miejscu.
Punktem wyjścia nie powinno więc być pytanie:
„Co możemy zrobić na Andrzejki?”.
Lepsze jest:
„Która grupa klientów może w tym okresie najlepiej wykorzystać naszą przestrzeń i usługi?”.
To niewielka różnica w sformułowaniu, ale duża różnica w podejściu do sprzedaży.
Podobnie powinny być analizowane inne imprezy okolicznościowe.
Nie każdy termin musi być sprzedawany tym samym klientom i w tej samej formie. Jeżeli hotel dobrze funkcjonuje w segmencie firmowym, może rozwijać spotkania jubileuszowe przedsiębiorstw, kolacje dla partnerów biznesowych, bankiety po konferencjach czy zamknięte wydarzenia zespołowe.
Jeżeli mocną stroną jest restauracja i obsługa bankietowa, można mocniej rozwijać formaty gastronomiczne.
Jeżeli hotel posiada dużą bazę noclegową, bardziej interesujące mogą być wydarzenia dwu- lub trzydniowe.
Oferta powinna wynikać z możliwości obiektu, a nie z listy okazji znalezionej w kalendarzu.
Dobra oferta MICE nie jest cennikiem z salą na pierwszej stronie
Klient pyta hotel o wydarzenie, ponieważ potrzebuje rozwiązania określonego problemu organizacyjnego.
Jeżeli otrzymuje w odpowiedzi tabelę z ceną wynajmu sali, osobny cennik gastronomii, ceny pokoi i kilkanaście dopłat, nadal musi samodzielnie zaprojektować wydarzenie.
To przenosi pracę z hotelu na klienta.
Dobra oferta powinna pomagać mu wyobrazić sobie gotowy przebieg wydarzenia.
Przykładowo:
Szkolenie jednodniowe
- sala w odpowiednim ustawieniu,
- dostęp do podstawowego wyposażenia,
- przerwa kawowa,
- lunch,
- opieka osoby kontaktowej.
Konferencja dwudniowa
- sala główna,
- gastronomia podczas dwóch dni,
- kolacja,
- noclegi,
- śniadanie,
- przestrzeń na rejestrację uczestników.
Spotkanie firmowe
- przygotowana przestrzeń,
- kolacja lub bankiet,
- możliwość części oficjalnej,
- opcjonalny bar,
- noclegi dla zainteresowanych uczestników.
Klient natychmiast widzi różnicę pomiędzy poszczególnymi rozwiązaniami.
Dopiero na kolejnym etapie można modyfikować zakres.
Oferta powinna również jasno odpowiadać na podstawowe pytania dotyczące warunków współpracy. Jeżeli klient po jej przeczytaniu nie wie, co dokładnie obejmuje cena, kiedy musi potwierdzić liczbę uczestników i co stanie się przy zmianie terminu, przed decyzją pojawiają się kolejne bariery.
Nie chodzi o to, aby każda pierwsza propozycja miała kilkanaście stron.
Często lepiej działa krótki, czytelny dokument, który pozwala zrozumieć produkt, a szczegółowe ustalenia pojawiają się później.
Właśnie dlatego szkolenia ze sprzedaży hotelowej powinny obejmować nie tylko techniki rozmowy z klientem, ale również konstruowanie ofert, diagnozowanie potrzeb, prowadzenie follow-upu i przechodzenie od ogólnego zapytania do konkretnego rozwiązania.
Sprzedaż wydarzenia nie może kończyć się przy biurku handlowca
Imprezę można świetnie sprzedać i źle zrealizować.
Najczęściej problem nie wynika wtedy z braku zaangażowania pracowników. Powodem bywa utrata informacji pomiędzy kolejnymi etapami procesu.
Handlowiec ustalił z klientem, że organizator wejdzie na salę godzinę wcześniej, ale recepcja o tym nie wie.
Klient poprosił o zmianę godziny kolacji, lecz kuchnia nadal posiada wcześniejszy harmonogram.
Ustalono dodatkowy stolik do rejestracji, ale informacja nie została przekazana osobie przygotowującej salę.
Liczba noclegów zmieniła się trzy dni przed wydarzeniem, jednak nie wszyscy pracują na aktualnej wersji ustaleń.
To typowe ryzyko w wydarzeniach wymagających współpracy kilku działów.
Organizacja wydarzeń MICE powinna więc mieć jasno określony moment przekazania realizacji z działu sprzedaży do operacji.
Nie wystarczy przesłanie wiadomości: „w piątek mamy konferencję na 70 osób”.
Potrzebna jest jedna aktualna informacja obejmująca przynajmniej:
- nazwę lub oznaczenie wydarzenia,
- osobę kontaktową po stronie klienta,
- harmonogram,
- liczbę uczestników,
- ustawienie sal,
- wyposażenie,
- zakres gastronomii,
- godziny serwisu,
- noclegi,
- dodatkowe ustalenia,
- dostęp organizatora przed wydarzeniem,
- zakres odpowiedzialności poszczególnych działów.
W przypadku bardziej rozbudowanych imprez przydatna może być krótka odprawa przed realizacją.
Nie musi trwać godzinę. Jej zadaniem jest wychwycenie niespójności zanim zrobi to klient.
Dział sprzedaży wie wtedy, co zostało obiecane. Gastronomia wie, kiedy i dla ilu osób serwuje posiłki. Recepcja zna harmonogram i grupę noclegową. Osoba koordynująca wydarzenie może reagować bez konieczności szukania podstawowych informacji w kilku mailach.
To właśnie na tym etapie widać, że sprzedaż wydarzeń hotelowych nie jest zadaniem jednego stanowiska.
Szybka odpowiedź na zapytanie to coś więcej niż szybkie wysłanie PDF-a
W segmencie konferencji i imprez firmowych czas odpowiedzi ma znaczenie, ale szybkość sama w sobie nie wystarczy.
Można odpowiedzieć klientowi w kilka minut i jednocześnie nie dać mu żadnej informacji przydatnej do podjęcia decyzji.
Jeżeli zapytanie brzmi:
„Proszę o ofertę konferencji dla około 60 osób z noclegiem”,
wysłanie standardowego cennika sal nie jest jeszcze właściwą odpowiedzią.
Najpierw trzeba ustalić informacje wpływające na zakres oferty.
Nie wszystkie szczegóły muszą być znane od początku. Zazwyczaj potrzebne są przede wszystkim:
- termin,
- przewidywana liczba uczestników,
- czas trwania,
- potrzeba noclegów,
- podstawowy zakres gastronomii,
- typ wydarzenia,
- szczególne wymagania dotyczące przestrzeni.
Dopiero później można przejść do bardziej szczegółowych ustaleń.
Ważny jest również sposób zadawania pytań.
Jeżeli klient otrzyma listę dwudziestu pytań przed przygotowaniem pierwszej propozycji, może uznać proces za niepotrzebnie skomplikowany. Jeżeli handlowiec nie zapyta o nic, oferta prawdopodobnie będzie bardzo ogólna.
Trzeba znaleźć środek: zebrać tyle informacji, aby przygotować sensowną propozycję, ale nie zamieniać pierwszego kontaktu w wielostronicowy brief.
A co po wysłaniu oferty?
Tu zaczyna się kolejny problem.
Oferta została przygotowana i wysłana, a po stronie hotelu zapada cisza.
Po kilku dniach klient nie odpowiedział, więc temat zostaje uznany za stracony.
Tymczasem brak szybkiej odpowiedzi może oznaczać wiele rzeczy. Organizator czeka na decyzję przełożonego, zbiera inne propozycje, aktualizuje liczbę uczestników albo po prostu zajmuje się w danym momencie czymś innym.
Dlatego hotel powinien posiadać prosty standard follow-upu.
Kiedy kontaktujemy się po wysłaniu oferty?
Czy pytamy wyłącznie, czy klient „zapoznał się z propozycją”, czy potrafimy wnieść do rozmowy coś konkretnego?
Co robimy, kiedy termin zaczyna się zapełniać?
Po ilu próbach zamykamy temat?
Bez odpowiedzi na te pytania część sprzedaży pozostaje uzależniona od indywidualnych przyzwyczajeń poszczególnych pracowników.
Jesienny marketing hotelu powinien pokazywać konkretne scenariusze wydarzeń
Zdjęcie pustej sali konferencyjnej z informacją „organizujemy konferencje” mówi o hotelu znacznie mniej niż pokazanie konkretnego zastosowania.
Klient powinien łatwo wyobrazić sobie własne wydarzenie.
Dlatego komunikacja może opierać się na scenariuszach:
- „Jednodniowe szkolenie dla 30 osób z lunchem”.
- „Konferencja z noclegiem i kolacją”.
- „Spotkanie zarządu połączone z kolacją biznesową”.
- „Dwudniowy wyjazd zespołu”.
- „Grudniowe spotkanie firmowe dla 70 osób”.
- „Kameralna kolacja świąteczna dla zespołu”.
Każdy z takich komunikatów odpowiada innej potrzebie.
Jest to szczególnie ważne w hotelach, które posiadają szeroką ofertę. Klient nie zawsze sam połączy w całość salę konferencyjną, restaurację, noclegi, lobby, bar i dodatkowe przestrzenie.
Hotel powinien mu w tym pomóc.
Marketing może pokazać możliwości. Sprzedaż zamienia je w konkretną ofertę. Operacja odpowiada za realizację.
Te trzy obszary muszą jednak mówić tym samym językiem.
Jeżeli reklama obiecuje „kompleksową organizację wydarzenia”, a osoba odbierająca telefon potrafi jedynie podać cenę wynajmu sali, komunikacja marketingowa nie ma pokrycia w procesie.
Podobnie działa strona internetowa.
Sekcja dotycząca konferencji lub wydarzeń firmowych powinna pozwolić szybko zrozumieć:
- dla jakich wydarzeń przeznaczona jest przestrzeń,
- jaką liczbę uczestników można obsłużyć,
- jak wygląda zaplecze gastronomiczne,
- czy dostępne są noclegi,
- jakie podstawowe rozwiązania techniczne oferuje hotel,
- jak można wysłać zapytanie.
Warto też spojrzeć na stronę z telefonu.
Osoba organizująca wydarzenie może otworzyć link przesłany przez współpracownika między jednym spotkaniem a drugim. Jeżeli nie znajdzie podstawowych informacji bez powiększania dużego PDF-a i przechodzenia przez kilka podstron, hotel niepotrzebnie komplikuje jej pracę.
Kalendarz sprzedażowy powinien uwzględniać nie tylko datę, ale też wartość wydarzenia
Zapełniony kalendarz nie zawsze oznacza optymalne wykorzystanie przestrzeni.
Dwa wydarzenia zajmujące tę samą salę i trwające tyle samo godzin mogą mieć zupełnie inną wartość dla hotelu.
Jedno obejmuje jedynie wynajem pomieszczenia i podstawową przerwę kawową.
Drugie może generować lunch, kolację, noclegi i dodatkową konsumpcję.
Z drugiej strony bardziej rozbudowana impreza wymaga również większej liczby pracowników, produktów, przygotowania przestrzeni oraz czasu operacyjnego.
Dlatego przy planowaniu sprzedaży warto patrzeć szerzej niż tylko na kwotę widoczną w ofercie.
Hotel powinien stopniowo budować własną wiedzę o tym:
- które formaty wydarzeń wykorzystują jego zasoby najlepiej,
- które dni tygodnia sprzedają się łatwo,
- gdzie potrzebne jest dodatkowe wsparcie marketingowe,
- które wydarzenia generują noclegi,
- jakie pakiety gastronomiczne wybierają klienci,
- kiedy pojawia się najwięcej zapytań,
- które grupy wracają,
- dlaczego część ofert nie dochodzi do realizacji.
Ta wiedza przydaje się również przy promocjach.
Jeżeli grudniowe piątki sprzedają się bez większego wsparcia, nie ma potrzeby obejmowania rabatem całego miesiąca. Być może lepszym rozwiązaniem będzie stworzenie dodatkowej wartości dla firm wybierających poniedziałek, wtorek lub środę.
Podobnie przy konferencjach.
Jeżeli część terminów naturalnie generuje wysokie zainteresowanie, działania sprzedażowe można przesunąć w stronę dni i okresów trudniejszych do zagospodarowania.
W ten sposób kalendarz wydarzeń zaczyna współpracować z polityką cenową i zarządzaniem dostępnością.
Grudzień nie kończy sprzedaży - może otworzyć pierwszy kwartał
W grudniu hotel może być skoncentrowany na realizacji kilku wydarzeń tygodniowo. To zrozumiałe.
Jednocześnie przez obiekt przewijają się wtedy przedstawiciele firm, managerowie, pracownicy działów HR, administracji, marketingu czy sprzedaży. Są to osoby, które kilka miesięcy później mogą ponownie potrzebować miejsca na spotkanie.
Nie chodzi o to, aby podczas firmowej kolacji próbować sprzedać organizatorowi kolejną konferencję.
Warto natomiast nie dopuścić do sytuacji, w której relacja kończy się wraz z wystawieniem faktury.
Po wydarzeniu można:
- podziękować za współpracę,
- zebrać informację zwrotną,
- zanotować uwagi klienta,
- pozostawić bezpośredni kontakt,
- zapisać, jaki typ wydarzenia został zrealizowany,
- ustalić, czy firma organizuje podobne spotkania także w innych częściach roku.
Jeżeli organizator był zadowolony ze współpracy, przy kolejnym wydarzeniu hotel nie startuje już jako anonimowy obiekt znaleziony w wyszukiwarce.
Dlatego jesienno-zimowy kalendarz powinien sięgać dalej niż do 31 grudnia.
Jeszcze przed końcem roku można rozpocząć komunikację dotyczącą:
- styczniowych kickoffów,
- spotkań otwierających nowy rok,
- szkoleń,
- warsztatów,
- narad strategicznych,
- konferencji,
- pierwszych integracji,
- wydarzeń planowanych na pierwszy kwartał.
W ten sposób grudzień nie jest końcem sezonu. Staje się pomostem do kolejnego okresu sprzedażowego.
Jak zbudować praktyczny jesienno-zimowy kalendarz sprzedażowy hotelu?
Nie potrzeba do tego skomplikowanego systemu.
Na początku wystarczy podzielić działania na miesiące i przy każdym z nich określić trzy obszary.
1. Co obecnie realizujemy?
Czyli wszystkie wydarzenia już potwierdzone: konferencje, szkolenia, imprezy firmowe, kolacje, integracje czy wydarzenia okolicznościowe.
Ta część służy przede wszystkim operacji.
2. Co obecnie sprzedajemy?
To wydarzenia, które mają się odbyć w kolejnych tygodniach lub miesiącach i wymagają aktywnej komunikacji.
- We wrześniu może to być październik i listopad oraz pierwsza fala grudnia.
- W październiku – listopad i grudzień.
- W listopadzie – pozostałe terminy grudniowe oraz początek pierwszego kwartału.
3. Co przygotowujemy na następny okres?
To produkty, materiały i procesy, które nie muszą być jeszcze szeroko promowane, ale powinny być gotowe.
Przykładem może być oferta styczniowych konferencji przygotowywana w listopadzie.
Do każdej grupy wydarzeń można następnie przypisać:
- odbiorcę,
- produkt,
- kanał dotarcia,
- osobę odpowiedzialną,
- materiały sprzedażowe,
- czas rozpoczęcia komunikacji,
- sposób prowadzenia follow-upu,
- dostępne terminy,
- wyniki.
Dzięki temu sprzedaż sezonowa przestaje być serią spontanicznych postów i maili.
Zaczyna funkcjonować jak proces.
Po sezonie trzeba wiedzieć więcej niż tylko to, ile wydarzeń się odbyło
Najcenniejszym elementem dobrze prowadzonego kalendarza są dane, które zostają po sezonie.
Nie muszą być bardzo rozbudowane.
Warto jednak wiedzieć:
- ile zapytań otrzymaliśmy,
- czego dotyczyły,
- skąd przyszły,
- ile zakończyło się rezerwacją,
- jak szybko odpowiadaliśmy,
- które terminy sprzedawały się najlepiej,
- które produkty były najczęściej wybierane,
- dlaczego część klientów zrezygnowała.
- Szczególnie istotne są powody utraconych sprzedaży.
- Jeżeli klient wybrał inny obiekt, dobrze wiedzieć dlaczego.
- Cena?
- Brak miejsc noclegowych?
- Nieodpowiednia sala?
- Lokalizacja?
- Termin?
- Za mała elastyczność?
- Zbyt późna odpowiedź?
- Brak określonej usługi?
Jeżeli wszystkie przegrane oferty zostaną wrzucone do jednego worka z etykietą „za drogo”, hotel może wyciągnąć błędne wnioski.
Warto również sprawdzić moment pojawienia się zapytań.
Jeżeli pierwsze rezerwacje spotkań świątecznych zaczynają pojawiać się we wrześniu, oferta kolejnego roku musi być gotowa jeszcze wcześniej.
Jeżeli większość firm pytających o listopadowe szkolenia kontaktuje się z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, podobnie należy zaplanować działania sprzedażowe.
Po jednym lub dwóch sezonach hotel może zbudować własną mapę popytu.
Będzie wiedział nie tylko, kiedy odbywają się konkretne wydarzenia, ale także kiedy klienci zaczynają ich szukać.
I to właśnie ta informacja jest podstawą dobrego kalendarza sprzedażowego.
Od konferencji do wigilii firmowej - jeden proces zamiast pojedynczych akcji
Jesienno-zimowej sprzedaży hotelu nie warto dzielić na oderwane od siebie akcje: konferencje we wrześniu, Andrzejki w listopadzie i wigilia firmowa w grudniu.
Z perspektywy hotelu jest to jeden ciąg sprzedażowy, w którym zmienia się produkt, klient i termin realizacji, ale pozostaje ten sam podstawowy mechanizm.
Trzeba dotrzeć do właściwego odbiorcy, zrozumieć jego wydarzenie, przygotować ofertę, odpowiedzieć na pytania, przeprowadzić follow-up, zamknąć rezerwację, przekazać ustalenia operacji i prawidłowo zrealizować usługę.
Dobrze zaplanowana jesień zaczyna się więc jeszcze zanim sala konferencyjna zostanie przygotowana dla pierwszej wrześniowej grupy.
Wrzesień powinien pracować na październik, listopad i grudzień. Październik powinien równolegle realizować bieżące wydarzenia i domykać sprzedaż końcówki roku. Listopad powinien wykorzystywać ostatnie wolne terminy, ale także otwierać pierwszy kwartał. Grudzień – poza realizacją – powinien budować relacje z firmami, które mogą wrócić w kolejnych miesiącach.
Wtedy hotel nie zaczyna kolejnego sezonu od zera.
Ma historię klientów, dane o zapytaniach, sprawdzone warianty ofert, ustalony proces sprzedaży i wiedzę o tym, jakie wydarzenia najlepiej wykorzystują jego możliwości.
I właśnie na tym powinien opierać się jesienno-zimowy kalendarz sprzedażowy hotelu – nie na przypadkowym promowaniu kolejnych okazji, ale na świadomym prowadzeniu klienta od pierwszego zapytania do wydarzenia i, jeśli współpraca się sprawdzi, do kolejnej rezerwacji.
FAQ
Kiedy hotel powinien rozpocząć sprzedaż wigilii firmowych?
Oferta powinna być przygotowana przed okresem intensywnych zapytań, szczególnie jeśli hotel chce sprzedawać najbardziej atrakcyjne grudniowe terminy większym grupom. W praktyce warto być gotowym do obsługi takich zapytań już na początku jesieni.
Co hotel może sprzedawać firmom jesienią?
Poza konferencjami mogą to być szkolenia, warsztaty, spotkania zarządów, integracje, kolacje biznesowe, wydarzenia okolicznościowe, spotkania świąteczne, wyjazdy z noclegiem oraz imprezy łączące część biznesową z gastronomią i integracją.
Czy hotel powinien przygotować osobne oferty na konferencje i imprezy firmowe?
Warto rozdzielić przynajmniej podstawowe scenariusze. Organizator konferencji ma inne potrzeby niż klient planujący kolację świąteczną. Hotel może korzystać ze wspólnych modułów cenowych i usług, ale sposób prezentacji oferty powinien odpowiadać konkretnemu rodzajowi wydarzenia.
Czym różni się kalendarz sprzedażowy od kalendarza wydarzeń?
Kalendarz wydarzeń pokazuje przede wszystkim to, co już zostało zarezerwowane. Kalendarz sprzedażowy wskazuje również, jakie wydarzenia hotel powinien aktualnie promować, jakie terminy chce wypełnić i które produkty należy przygotować na następny okres.
Jakie informacje powinny znaleźć się w ofercie MICE?
Zakres zależy od rodzaju wydarzenia, ale klient powinien łatwo zrozumieć dostępność przestrzeni, możliwe ustawienia, gastronomię, noclegi, wyposażenie, podstawowe warunki rezerwacji oraz to, które elementy są zawarte w proponowanej cenie.
Sprawdź nasze szkolenia
