Nowe procedury meldunkowe w hotelach: Co zamiast karty meldunkowej?

W 2012 roku, jedenaście lat temu, ustawodawca wprowadził nowelizację ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Z dniem 1 stycznia 2013 roku zaczęły obowiązywać zaktualizowane przepisy, które uchyliły cały rozdział V, dotyczący obowiązku meldunkowego dla osób przebywających w hotelach. W efekcie, wszystkie formalności związane z meldowaniem gości w hotelach zostały zniesione.

Z kolei w maju 2018 roku weszły w życie przepisy RODO – Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (ang. GDPR). Wprowadzenie tych przepisów wywołało duże zamieszanie informacyjne, a wiele firm, zwłaszcza w sektorze handlu i internetu, musiało zreorganizować swoje systemy ochrony danych osobowych. Chociaż wcześniej istniał GIODO – Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, nowe przepisy RODO wymusiły bardziej rygorystyczne podejście do ochrony danych.

A jak to wygląda w hotelach i obiektach noclegowych? W hotelarstwie pojawiły się nowe wyzwania. Goście często kwestionują konieczność podawania swoich danych osobowych, powołując się na RODO, a także na brak obowiązku meldunkowego.

Podejścia do meldunku w obiektach noclegowych

Opcja A

Szara strefa

Wciąż istnieją obiekty noclegowe, które przy przydzielaniu pokoju nie wymagają okazania dokumentu tożsamości ani wypełnienia żadnych formularzy. Płatności dokonywane są tylko gotówką, z góry, bez wystawiania paragonu fiskalnego lub faktury. Na żądanie klienta mogą niechętnie wystawić ręcznie wypisany rachunek, a w wyjątkowych przypadkach znaleźć paragon fiskalny, co może sprawić, że klient stanie się niechcianym gościem.

Szara strefa nadal funkcjonuje w branży noclegowej, zwłaszcza w małych, sezonowych obiektach turystycznych, zarówno na południu, jak i na północy Polski – nad morzem, w górach oraz na pojezierzach i innych atrakcyjnych turystycznie obszarach. Właściciele takich obiektów często unikają formalności meldunkowych i fiskalnych, dzięki czemu dochody pozostają nieopodatkowane, a brak dokumentacji sprawia, że trudno udowodnić nielegalną działalność.

W rezultacie, niektóre obiekty turystyczne nadal operują poza oficjalnym systemem ewidencji, co utrudnia kontrolę i regulację tej części rynku usług noclegowych.

Opcja B

Hotele sieciowe, systemowe i korporacyjne

W hotelach należących do sieci i dużych korporacji każda czynność jest precyzyjnie zarejestrowana w systemie. Przyjęcie gościa wiąże się z koniecznością dopełnienia wszelkich formalności, w tym wypełnienia odpowiedniego formularza. Goście są zobowiązani do zapłaty z góry lub przekazania karty płatniczej w celu dokonania preautoryzacji kaucji. W takich hotelach nie ma miejsca na odstępstwa od ustalonych procedur. Wszystkie wpłaty, bez względu na formę płatności, są skrupulatnie ewidencjonowane i, gdy to konieczne, rejestrowane i fiskalizowane. Jeśli potencjalny gość odmawia poddania się tym procedurom, nie zostaje przyjęty. Co interesujące, w hotelach sieciowych, nawet tych ekonomicznych, goście zazwyczaj nie kwestionują tych wymogów i bez problemów wypełniają wszystkie niezbędne dokumenty oraz okazują karty płatnicze.

Opcja C

Większość obiektów hotelowych w Polsce

Większość hoteli w Polsce znajduje się bliżej standardów wariantu B niż A, co jest korzystne dla przedsiębiorstw, gości oraz budżetu państwa. Jednak zamieszanie informacyjne i brak wiedzy spowodowały, że w wielu recepcjach hotelowych oraz ośrodkach wypoczynkowych zniknęły tradycyjne „karty meldunkowe”. Zastąpiły je „oświadczenia o RODO”, które goście muszą podpisać przy zameldowaniu. Czy to dobrze, że te obiekty zrezygnowały z pobierania pełnych danych osobowych gości, ograniczając się jedynie do imienia i nazwiska? Niestety, nie. Taka praktyka może być problematyczna z punktu widzenia bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami.

Karta meldunkowa powinna jedynie zmienić swoją nazwę, nie zaś swoje znaczenie

Od kilku lat nazwa „karta meldunkowa” nie odzwierciedla właściwie roli tego dokumentu. Obiekty hotelowe powinny stosować termin „karta rejestracyjna” lub elegancko: „karta gościa”. Dane zbierane przez hotel powinny stanowić zabezpieczenie obiektu jako stronę umowy, której drugą stroną jest osoba wynajmująca pokój. Osoba wynajmująca pokój ma dostęp do wszystkich danych hotelu umożliwiających identyfikację obiektu, takie jak nazwa, adres, numer NIP oraz dane kontaktowe. Analogicznie, obiekt hotelowy powinien posiadać dane umożliwiające identyfikację kontrahenta, z którym zawiera umowę. W kontekście zarządzania obiektami hotelowymi, zaleca się nie likwidowanie kart meldunkowych, lecz raczej zmianę ich nazewnictwa na bardziej adekwatne, takie jak „karta rejestracyjna” lub „karta gościa”. Te dokumenty powinny pełnić rolę kluczowego narzędzia w zarządzaniu ruchem gości i zabezpieczaniu interesów obiektu. Przyjęcie druku kart rejestracyjnych z systemów recepcyjnych, chociaż wygodne, nie zawsze zapewnia taką samą pewność co ręcznie wypełniane karty. Fizyczna obecność takich dokumentów jest istotnym dowodem na to, że dana osoba przebywała w hotelu, a w sytuacji ewakuacji mogą one stanowić kluczowe informacje dla ratowników. Dlatego też, choć technologia oferuje wiele udogodnień, stosowanie klasycznych kart rejestracyjnych może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa operacyjnego obiektów hotelowych oraz ułatwić zarządzanie danymi o gościach w sposób skuteczny i zgodny z przepisami.

Sprawdź nasze szkolenia

Podobne wpisy