Jak efektywna gospodarka magazynowa wpływa na rentowność restauracji?

Aby skutecznie wprowadzić gospodarkę magazynową w naszym obiekcie gastronomicznym, kluczowym krokiem jest analiza struktury organizacyjnej lokalu. Należy zacząć od podziału zespołu, uwzględniając ich role, zakres decyzyjności oraz odpowiedzialności. Dlaczego to takie istotne? Już tłumaczę: bez jasno określonych ról i kompetencji, trudno przypisać konkretne zadania związane z zarządzaniem magazynem, co jest kluczowe dla skutecznego funkcjonowania gospodarki magazynowej, o czym opowiem w dalszej części artykułu.

Po ustaleniu struktury organizacyjnej możemy przejść do bilansu otwarcia, czyli określenia stanu początkowego magazynów. Jaki jest najlepszy moment, aby to zrobić? Początek miesiąca lub roku to idealny czas, gdy sprzedaż jest na minimalnym poziomie lub w ogóle nie wystartowała. Pozwala to dokładnie oszacować ilości towarów na stanie bez potrzeby dodatkowych kalkulacji. Oczywiście, możliwe jest przeprowadzenie bilansu w innym momencie, ale wiąże się to z większym nakładem pracy. Konieczne będzie bowiem wyciąganie z systemu danych dotyczących sprzedanych produktów i porównywanie ich z rzeczywistym zużyciem surowców. Jak widać, może to być proces problematyczny, dlatego odpowiednie zaplanowanie bilansu otwarcia jest tak ważne.

Następnym absolutnie niezbędnym krokiem w procesie zarządzania gospodarką magazynową jest utworzenie osobnych magazynów dla kuchni i baru. W wielu przypadkach dodatkowo tworzy się także magazyn dla środków czystości oraz produktów, które nie są bezpośrednio związane z produkcją na kuchni czy barze, takich jak artykuły biurowe czy materiały eksploatacyjne. Oddzielenie tych przestrzeni pozwala na precyzyjniejsze zarządzanie zasobami i ułatwia kontrolę nad ich zużyciem. Kiedy mamy już wyodrębnione magazyny i wprowadzone odpowiednie kategorie produktów, możemy przejść do etapu weryfikacji receptur. Na szkoleniach zawsze podkreślam, że praca w kuchni restauracyjnej czy za barem nie jest pracą w aptece, ale różnice pomiędzy tym, co zapisane w recepturach, a tym, co faktycznie trafia na talerz czy do koktajlu, mogą być znaczące. Najczęściej wynika to z braku aktualizacji lub nieprawidłowej weryfikacji receptur, co przekłada się na różnice w zużyciu surowców i obliczeniach kosztów. Gdy mamy już zweryfikowane receptury, kolejnym krokiem jest precyzyjne określenie kierunków rozchodów produktów z magazynów do sprzedaży w systemie POS. To kluczowy moment, w którym możemy skutecznie monitorować zużycie produktów i kontrolować ich rozchód na poziomie magazynowym.

Czy na tym etapie praca nad gospodarką magazynową się kończy? Oczywiście, że nie. W wielu restauracjach hotelowych pojawia się problem z nieewidencjonowanymi śniadaniami, które nie są podpięte do systemu. W takich przypadkach konieczne jest ręczne zarejestrowanie ilości produktów rzeczywiście zużytych na te posiłki, aby systematycznie kontrolować rozchód surowców. Dodatkowo, musimy uwzględnić obiady dla personelu, ,,wydania na szefa’’ oraz wszelkie straty, błędy i inne nieewidencjonowane zdarzenia, które w skali miesiąca mogą stanowić znaczne koszty. Nie można również zapominać o „gratisach” dla gości, które powinny być odpowiednio dokumentowane w systemie magazynowym, aby zachować pełną kontrolę nad zużyciem produktów. Kiedy mamy zaplanowane powyższe zadania, kluczowym krokiem jest ustalenie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ten proces oraz opracowanie szczegółowej procedury wprowadzania wyników inwentaryzacji do systemu magazynowego. Regularność oraz rzetelność inwentaryzacji są kluczowe dla utrzymania porządku i zapewnienia pełnej kontroli nad stanami magazynowymi. W tym momencie pojawiają się kluczowe pojęcia, takie jak food cost i beverage cost. Obliczenie jednostkowych wartości tych wskaźników pozwala nam zrozumieć, jakie koszty generuje przygotowanie konkretnego dania czy napoju, czyli tzw. wsad, na podstawie którego możemy podejmować decyzje dotyczące polityki cenowej i marżowania odpowiednich pozycji w menu. Ale czy jednostkowy food cost i beverage cost dają nam pełny obraz kosztów w skali całego miesiąca? Otóż nie. Aby uzyskać rzeczywisty miesięczny food cost lub beverage cost, niezbędne jest przeprowadzenie inwentaryzacji początkowej i końcowej oraz uwzględnienie czynników, o których wspomniałem wcześniej, takich jak nieewidencjonowane wydania czy zużycie produktów na inne cele, np. posiłki dla personelu. Co więcej, na dokładność tych wskaźników istotny wpływ ma analiza cen zakupu, czyli tzw. odchylenia cenowe i sposób, w jaki przyjmowane są dostawy. Już na tym etapie może okazać się, że wynegocjowane wcześniej ceny bez bieżącej kontroli mogą ulec zmianie w ciągu miesiąca. Nie mówię tutaj o produktach takich jak warzywa, owoce czy mięso, gdzie ceny mogą się zmieniać z dnia na dzień lub tygodnia na tydzień. Chodzi o produkty takie jak nabiał czy inne surowce, które mamy wynegocjowane na dłuższy okres. Brak naszej systematycznej analizy może skutkować tym, że różnice w cenach, choć niewielkie na pierwszy rzut oka, w skali miesiąca będą miały istotny wpływ na końcowy wynik finansowy. Dlatego tak ważne jest monitorowanie wszelkich zmian cen, porównywanie faktur zakupu z cenami umownymi oraz dbanie o to, by wszystkie procesy zakupowe były zgodne z założonym budżetem. Kolejną istotną kwestią w zarządzaniu gospodarką magazynową są dostawy, a przede wszystkim ich odbiór. Czy kontrolują Państwo, czy produkty, które zostały dostarczone i przyjęte na magazyn, rzeczywiście ważą tyle, ile podano na fakturze, lub czy liczba sztuk odpowiada zamówieniu? Nie twierdzę, że zawsze pojawiają się rozbieżności, ale z własnego doświadczenia wiem, że błędy w tym obszarze się zdarzają i powinny być one na bieżąco sprawdzane oraz korygowane. To właśnie na etapie odbioru dostaw można wykryć nieprawidłowości, które mogą później wpłynąć na stan magazynowy i koszty operacyjne. Dochodzi tutaj również aspekt zamówień, czyli zarządzania zapasami. Jak często powinniśmy zamawiać, aby uniknąć tworzenia tzw. stocków magazynowych – produktów, które nie są regularnie wykorzystywane w codziennej produkcji kuchennej lub barowej, a zalegają na półkach magazynowych? Zamówienia w nadmiarze to zamrożone pieniądze, które często stają się stratą, jeśli nie zostaną wykorzystane w odpowiednim czasie. Produkty z długim terminem ważności mogą z czasem stracić na jakości, a te świeże mogą się po prostu zepsuć. Właśnie dlatego inwentaryzacja jest kluczowa, by móc świadomie zarządzać gospodarką magazynową i kontrolować realny stan zapasów. Ale czy gospodarka magazynowa dotyczy wyłącznie magazynów? Otóż nie, zdecydowanie nie. Zarządzanie magazynem obejmuje również rejestrację sprzedaży w kasie fiskalnej lub systemie POS. I tutaj pojawia się kwestia rozchodów, czyli pozycji, które są ewidencjonowane, oraz tych, które nie są rozliczane, a które mają wpływ na stan magazynowy. Mowa tu o nieprawidłowościach, takich jak brak rejestracji sprzedaży na kasie czy w systemie, gdzie danie lub napój zostaje wydany i sprzedany bez wprowadzenia go do systemu. Dochodzi więc do delikatnego, ale niezwykle istotnego tematu nadużyć i kradzieży, które, niestety, są zjawiskiem powszechnym w branży gastronomicznej. Niezarejestrowana sprzedaż czy manipulowanie danymi magazynowymi to zagrożenia, które mogą znacząco wpłynąć na rentowność restauracji. Z tego powodu tak ważne jest nie tylko właściwe zarządzanie zapasami, ale także ścisła kontrola nad procesami sprzedażowymi, co pozwoli na minimalizowanie strat i nadużyć. Czy prowadzicie Państwo wyrywkowe kontrole w formie inwentaryzacji cząstkowych, sprawdzając, czy wydane potrawy i napoje są zgodne z rzeczywistym nabiciem produktów w systemie sprzedażowym? A może monitorujecie drogę wyjścia i przyjścia personelu do Waszego obiektu? W tych obszarach mogą pojawić się spore nadużycia, które znacząco zawyżają koszty operacyjne. Regularna kontrola tych elementów pozwala na lepsze zrozumienie, gdzie mogą występować nieprawidłowości i daje możliwość ich skutecznego eliminowania. Jeśli mamy dobrze zorganizowaną gospodarkę magazynową, możemy realnie spojrzeć na politykę cenową lokalu, opartą na przemyślanych obliczeniach marż. Dobrze skalkulowana marża zapobiega powstawaniu tzw. „paragonów grozy”, które w ostatnich latach stały się problemem w wielu miejscach w Polsce, odstraszając klientów od odwiedzania lokali gastronomicznych. Oczywiście temat gospodarki magazynowej to zagadnienie niezwykle rozbudowane. To jeden z najbardziej czasochłonnych, ale i najważniejszych procesów w biznesie restauracyjnym, ponieważ to właśnie on pozwala określić rzeczywistą rentowność naszego lokalu. Jeden artykuł to zdecydowanie za mało, aby omówić wszystkie istotne aspekty tego zagadnienia, ale mam nadzieję, że zdołałem przybliżyć Państwu, jak kluczowa jest dobrze prowadzona gospodarka magazynowa. To serce naszych kosztów, od którego powinniśmy zacząć każdą rozmowę o efektywności i rentowności lokali gastronomicznych.

Kluczem do sukcesu jest ciągłe monitorowanie, doskonalenie i uszczelnianie procesów magazynowych, co w dłuższej perspektywie przełoży się na poprawę wyników finansowych i zadowolenie zarówno klientów, jak i właścicieli.