Aplikacje do zarządzania barem i restauracją
Zarządzanie lokalem gastronomicznym w dzisiejszych czasach przy lawinowo rosnących kosztach stałych to bardzo trudne zadanie. W erze rozwoju i cyfryzacji w zarządzaniu w pewnych aspektach przychodzą nam z odsieczą aplikacje i programy które pomogą w codziennym zarządzaniu lokalem.
Technologia wsparciem dla Managerów
W ostatnich 3 latach jesteśmy świadkami bardzo szybkiego rozwoju technologicznego w naszym kraju. Postęp technologiczny widać szczególnie w branży Horeca.
Roboty są wsparciem podczas śniadań w hotelowych restauracjach, pomagając dostarczać jedzenie dla gości ograniczając przy tym koszty personelu. Sztuczna inteligencja oraz chat boty pomagają recepcjonistą i guest experience managerom odpowiadać na wszelkiego rodzaju zapytania i uwagi gości. W erze cyfryzacji powstało wiele programów , które wspierają dzisiejszych managerów w szeroko rozumianym zarządzaniu operacyjnym.
Nowoczesne Systemy POS
System Pos (Point of sales) to jedno z najważniejszych urządzeń w restauracji i barze. To przez Pos rejestrowana jest wszelka sprzedaż w lokalu. Dzięki temu manager na koniec dnia widzi przychód zestawiając go z różnymi kosztami , jak food cost czy beverage cost oraz kosztami pracowników.
Na koniec dnia robiąc analizę przychodowo -kosztową często trzeba przekopiować dane sprzedażowe z systemu sprzedażowego i wrzucic je do tabeli w exelu lub przełączyc się na program do raportów i znaleźć interesujące nas dane.
System sprzedażowy powinien być prosty i intuicyjny tzn taki , który analizuje dane najlepiej w formie tabeli a jeszcze lepiej wykresów. Dane przedstawiane na wykresach słupkowych są bardzo czytelne i pomagają w interprretacji danych i podejmowaniu właściwych decyzji operacyjnych.
Odbijanie obecności w systemie
Istnieje wiele nowoczesnych systemów POS dzięki którym pracownicy zalogowują sie podczas przyjścia do pracy kartą lub kodem pin oraz wylogowują , gdy wychodzą z pracy. Jest to bardzo pomocne i ogranicza koszty związane z instalowaniem wewnętrznego systemu do rejestracji przyjścia i wyjścia z pracy , który np robi zdjęcie czy potwierdza obecność pracownika na podstawie chociażby odcisku palca.
Analiza przychodów i kosztów w czasie rzeczywistym
Funkcją którą powinien posiadac nowoczesny system powinien być podgląd i analiza przychodów w czasie rzeczywistym z podziałem na godziny, dni i miesiące.. Dzięki takiej funkcji manager może porównywac różne dni i godziny tygodnia , dostosowując ilość osób do prognozowanego przychodu w danych dniach i godzinach.
Oczywiście warto wziąć jeszcze pod uwagę wiele innych czynników, jak rezerwacje,pogoda na zewnątrz a w przypadku barów hotelowych czy w hotelu jest jakaś grupa czy głównie goście indywidualni.
Przejrzysty system magazynowy
Odpowiedni program magazynowy to druga najważniejsza aplikacja w rzetelnym zarządzaniu gastronomią. Wiele programów magazynowych ogranicza się wyłącznie do wprowadzania receptur przyjęć towaru na magazyn i rozchodów wynikających ze sprzedaży artykułów, które sa w systemie magazynowym.
Zarządzanie gospodarką magazynową jest bardzo ważnym elementem działalności każdej restauracji i baru. Dlatego nowoczesne programy powinny mieć szeroki zakres możłiwości taki jak choćby aplikacja No Spoilers.
Kompatybilność aplikacji z innymi programami sprzedażowymi to bardzo duży plus.
Wystarczy eksportować dane sprzedażowe z naszego systemu i wgrać je do aplikacji. Bardzo dużym plusem tego oprogramowania jest łatwość przeprowadzania inwentaryzacji dzięki skanowaniu kodów kreskowych produktów przy pomocy telefonu.
Szybko, łatwo i intuicyjnie wprowadza się faktury oraz straty produktów które np. uległy przeterminowaniu lub zepsuciu. Ważnym elementem jest możłiwość wygenerowania przejrzystego raportu strat.
Program również pomaga obliczyć bev cost i food cost. Wystarczy wprowadzić recepturę i cenę sprzedaży i w mgnieniu oka program wyliczy nam nasz koszt produktu.
Ciekawą funkcją jest analiza naszych cen zakupu Program posiada opcje benchmarku i pokazuje nam jak cena produktu który kupujemy ma się do najlepszej ceny na w danym regionie.
Logistyka zamówień
Zamówienia i zarządzanie siatką dostawców to kolejna rzecz, którą można usprawnić dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu. Jeśli jesteśmy małym lokalem i mamy mały asortyment, zbudowany głównie na markach mainstremowych alkoholi dwóch firm, to z zamówieniami i dostawami nie powinno być problemu. Co jeśli prowadzimy lokal z dużym wyselekcjonowanym asortymentem i mamy w ofercie produkty różnych firm alkoholowych ?
Z pomocą przychodzi platforma drink 2cash. nowoczesne narzędzie dla branży HoReCa, które usprawnia proces zaopatrzenia w alkohol. Platforma rozwiązuje najczęstsze problemy właścicieli restauracji, barów, takie jak:
- brak przejrzystość cen,
- czasochłonność zamówień
- trudności z dostępnością produktów.
Dzięki funkcji standaryzacji ofert, automatyzacji oraz integracji z innymi systemami, narzędzie pozwala znacząco zredukować czas i koszty związane z zaopatrzeniem.
Bardzo dużym plusem tej platformy jest:
- Integracja z systemami POS,
- Automatyczny eksport zamówień i dokumentów do systemów sprzedażowych.
- Program lojalnośćiowy naliczający rabaty za zakupy
- Historia zakupów z podziałem na dostawców
- Wszystkie faktury w jednym miejscu
Monitorowanie zużycia energii
Pierwszym krokiem do zredukowania zużycia energi jest inwestycja w urządzenia energooszczędne oraz ich regularne czyszczenie i konserwacja ,aby filtry nie były pozapychane. Często zanieczyszczenia powodują większy pobór mocy urządzenia, co ma przełożenie na większe rachunki.
Następnym krokiem jest instalacja odpowiedniego oprogramowania. Wiele z nich pomaga nam chociażby w identyfikacji urządzeń najbardziej energochłonnych,oraz analizy godzin szczytowego poboru mocy. Aplikacja przypomni również o zbliżającym się serwisie urządzenia.
Nowoczesne systemy zarządzania oświetleniem i temperaturą umożliwiają automatyczne dostosowanie natężenia światła oraz temperatury wewnątrz lokalu w zależności od pory dnia i liczby gości.
Foodsharing
Dbanie o niemarnowanie żywności w lokalu czyli foodwaste to dzisiaj również ważny aspekt nie tylko z punktu widzenia prowadzenia lokalu ,ale również aspekt społeczny i wizerunkowy danego miejsca.
Dużo mówi się dzisiaj o wyrzucaniu jedzenia oraz o ilości energii potrzebnej , aby wyprodukować dany składnik potrawy. O ile w zwyczajnych restauracjach nie jest to duży problem , zupełnie innaczej sytuacja ma się w hotelach ,szczególnie miejskich.
Śniadania hotelowe są bardzo obfite a ilość generowanych odpadów jest bardzo duża. Aplikacje takie jak foodsi czy too good to go pomagają w niemarnowaniu jedzenia. Dzięki tym aplikacjom możliwy jest odbiór produktów, które zostałyby wyrzucone do śmieci. Dla restauracji i baru jest to jest to dodatkowy sposób na promocję marki.
Planowanie pracy oraz przydzielanie zadań
Zarządzanie zasobami ludzkimi i delegowanie zadań to jedne z kluczowych zadań managera operacyjnego czy kierownika zmiany. Pracując z pokoleniem Z trzeba iść z duchem czasu. Na rynku jest wiele aplikacji jak 7shifts, Deputy When I Work czy Zenefits które pomagają nie tylko zaplanować grafik ,ale również przydzielić zadania pracownikom. Programy te posiadają algorytm, który przewiduje obłożenie pracy na podstawie danych historycznych i sezonowości.
Efektywna komunikacja
Odpowiednia komunikacja i przepływ informacji w zespole to ważny element nie tylko zarządzania zespołem , ale również budowania kultury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa.
Komunikacja e mailowa nie jest zawsze możliwa ze wszystkimi osobami z zespołu. W końcu nie każdy pracownik szczególnie liniowy posiada służbowego e maila , a już na pewno nie każdy ma włączoną pocztę 24/7. Co innego komunikatory internetowe i aplikacje które działają w tle.
Do sprawnej komunikacji zamiast aplikacji whats up wybrać task managery takie jak: slack, wunder list czy ever note.
Programy te są bardzo proste i przejrzyste w obsłudze ale przede wszystkim posiadają możliwość tworzenia listy zadań , przypisania ich do konkretnych pracowników , a także nadzorowanie ich realizacji.Ogromnym plusem jest to , że aplikacja wysyła przypomnienia o zbliżającym się deadlinie.
Zarządzanie rezerwacjami
Rezerwacja stolika przez aplikację mobilną to duże udogodnienie z punktu widzenia gościa . Z punktu widzenia managera to również skuteczny sposób na odciążenie personelu od odbierania telefonów. Aplikacje takie jak mojstolik fine bite czy no wait pomagają zarezerwować stolik przy pomocy paru kliknięć , a w przypadku braku stolika powiadomią nas kiedy stolik w restauracji się zwolni.
Aplikacje lojalnościowe
Czy można mieć własny program lojalnościowy nie będąc lokalem sieciowym ? Oczywiście że tak. Lojalnośc gości względem marki to najcenniejsza wartość dla przedsiębiorstwa. Świetnymi przykładami w branży Horeca są takie firmy jak Mariott Intercontinetal group Crown Plaza czy Starbacks. Istneje wiele aplikacji dzięki którym goście mogą zbierać punkty za wydane pieniąze w naszym lokalu i wymieniac je na nagrody – darmowy deser, koktajl czy kawa lub herbata.
Marketing i Analityka
Zarządzanie wizerunkiem lokalu w internecie i mediach spolecznościowych to dzisiaj nie lada wyzwanie. Zła lub fałszywa opinia potrafi narobić problemu i wywołac burzę. Niestety dzisiaj każdy może napisać wszystko nie będąc nigdy gościem danego lokalu. Dlatego bardzo ważne jest szybkie i skuteczne reagowanie. Aplikacje takie jak Review Trackers google alert czy brand 24 pomagają śledzić informację o naszym lokalu w internecie, na portalach czy mediach społecznościowych.
Nowoczesne aplikacje gastronomiczne stają się nie tylko ułatwieniem dla managmentu, ale wręcz fundamentem skutecznego zarządzania restauracją czy barem. Od automatyzacji procesów magazynowych, inwentaryzacyjnych przez zaawansowaną i szczegółową analitykę, po usprawnienie komunikacji z gośćmi. Pomagają oszczędzać czas, minimalizować koszty i zwiększać zyski.

Arkadiusz Białkowski
Bar Manager Patio& Tulipe Golden Tulip Warsaw Centre oraz Trener, doradca w Gastroinvest Group. TOP 4 World Class Poland 2023